Andrea Franke: Büroplanung in München – Wie das Büro zum Begegnungsraum wird

STILPUNKTE: Alles ist im Wandel, auch Arbeitswelten verändern sich. Sie sprechen vom Büro als Begegnungs- oder auch Erlebnisraum – wo liegt hier der Unterschied?

Andrea Franke: Ein Begegnungsraum bringt Menschen zusammen, völlig ohne Zwang. Er schafft Gelegenheiten: eine Teeküche, an der man stehen bleibt, eine Sitznische auf dem Weg zum Drucker, ein Eingangsbereich, der mehr ist als nur ein Durchgang. Der Erlebnisraum geht einen Schritt weiter – er macht in Material, Licht und Details spürbar, wofür ein Unternehmen steht und welche Werte transportiert werden sollen. Die Mitarbeiter sollen den Raum erleben, nicht nur nutzen. In unserer Büroplanung denken wir beides zusammen: Begegnung ist die soziale Funktion, Erlebnis die emotionale Qualität. Ein Büro, das nur eines von beidem kann, bleibt entweder Kantine oder Kulisse.

STILPUNKTE: Welche Rolle spielen psychologische Aspekte in der Planungsarbeit?

Andrea Franke: Sie stehen bei uns am Anfang, nicht am Ende. Bevor wir den ersten Strich zeichnen, sehen wir uns an, wie in einem Unternehmen tatsächlich gearbeitet wird: Wer braucht Ruhe, wer braucht Austausch, wo entstehen im Tagesablauf Reibungen. Wahrnehmungspsychologie ist dabei sehr konkret – Menschen setzen sich ungern mit dem Rücken zur Tür, sie meiden Wege, die an fremden Bildschirmen vorbeiführen, und sie unterschätzen, wie stark Lautstärke ermüdet. Wer diese Muster kennt, plant nicht gegen sie an. Das ist für mich der Kern guter Innenarchitektur im Büro: Räume, die dem Verhalten folgen, statt es erziehen zu wollen. So können wir Ermüdung vorbeugen und daraus einen Wohlfühlraum machen.

STILPUNKTE: Und wie beeinflussen Räume unserer Verhalten, ohne dass wir es bemerken?

Andrea Franke: Fast alles wirkt unterschwellig. Die Deckenhöhe verändert, wie weit wir denken – niedrige Räume machen fokussiert, hohe machen assoziativ. Eine offene Tür senkt die Hemmschwelle für eine Frage, eine Tür mit Milchglas hebt sie. Und die Position der Kaffeemaschine entscheidet über den Informationsfluss in einem Unternehmen oft mehr als jedes Intranet. Wir arbeiten bewusst mit diesen leisen Signalen, da sie im Alltag verlässlicher wirken als gut gemeinte Appelle.

STILPUNKTE: Viele Unternehmen investieren heute in moderne Bürokonzepte und gutes Design – reicht das nicht aus?

Andrea Franke: Gutes Design ist die Voraussetzung, nicht das Ergebnis. Ich sehe viele Büros, die gestalterisch stimmig sind und trotzdem nicht funktionieren, weil sie von einem Konzept abgeleitet wurden statt von diesem einen Unternehmen. Ein Open Space aus der Zeitschrift scheitert in einer Firma mit vielen Telefonaten zuverlässig. Wir fragen deshalb zuerst nach Tätigkeiten, Frequenzen und Zahlen: Wie viele Menschen sind gleichzeitig da, wo muss konzentriert gearbeitet werden, wie viele Besprechungen laufen parallel? Aus diesen Antworten entsteht die Bürogestaltung – nicht aus einer Stilrichtung. Hier müssen Konzept, Design und Funktionsanalyse Hand in Hand arbeiten.

STILPUNKTE: Welche Bedeutung haben Werte und Unternehmenskultur bei der Raumplanung?

Andrea Franke: Sie sind das eigentliche Briefing. In unserem Fragebogen ermitteln wir die Unternehmenswerte. Die räumlichen Werte gehen allerdings häufig über diese hinaus. Was sollen Gäste und Mitarbeiter fühlen, wenn sie zum ersten Mal durch Ihre Tür kommen, in diesen Räumen arbeiten und sich treffen? Die Antworten unterscheiden sich fast immer, und genau in dieser Differenz liegt die Planungsaufgabe. Wir nennen das: wertebasiertes Design. Der Raum macht sichtbar, was ohnehin schon da ist.

STILPUNKTE: Können Räume tatsächlich die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verbessern?

Andrea Franke: Ja – aber nur, wenn man Wege plant und nicht Möbel stellt. Kommunikation entsteht dort, wo sich Laufwege kreuzen und es einen Grund gibt, stehen zu bleiben. Deshalb legen wir Teeküchen, Druckerinseln und Sitzgelegenheiten bewusst so, dass sich Abteilungen begegnen, die sonst aneinander vorbeiarbeiten. Umgekehrt gilt: Wo jedes Gespräch von zwölf Menschen mitgehört wird, findet keines mehr statt. Bessere Kommunikation heißt fast immer, gleichzeitig mehr Rückzug zu schaffen. Wir legen zudem besonders viel Wert auf die Essens- und Kaffee-Bereiche. Wer sich hier wohlfühlt, verweilt auch. Kommunikationszonen sollen zum Austausch anregen, zum Weiterdenken und Kreativität fördern. Im Kontrast dazu sind auch reizarme Zonen wichtig, die wieder Ruhe in das Nervensystem bringen.

STILPUNKTE: Auch hier gibt es Trends, welche beobachten Sie aktuell und welche werden überschätzt?

Andrea Franke: Ich beobachte vor allem, dass Unternehmen ihre Flächen ehrlicher rechnen – seit dem hybriden Arbeiten stehen viele Quadratmeter leer, und die Frage lautet nicht mehr „mehr“, sondern „richtig“. Ernst nehme ich außerdem die Akustik, die endlich als Planungsthema behandelt wird, und Flächen, die sich über den Tag hinweg unterschiedlich nutzen lassen. „Calm Technology“ hält Einzug und unterstützt unaufdringlich, wie auch Lichtfarben die Raumatmosphäre adaptieren. 

Allerdings wird reinen Deko-Elementen, wie etwa einer Pflanzenwand, zu viel Bedeutung beigemessen. Das sieht nur auf Fotos gut aus und hält einem echten Arbeitsalltag selten stand. Zudem wird bei einem Denken in Einzelteilen der Raum, die Gesamtheit, völlig vernachlässigt. Ebenso überschätzt ist die zurzeit sehr beliebte Idee, ein Büro müsse als Open Space gebaut sein. Dabei ist es nur dort sinnvoll, wo es auch zum Arbeitsstil passt.

STILPUNKTE: Was wünschen sich Mitarbeiter heute von ihrem Arbeitsplatz?

Andrea Franke: In den Workshops und Gesprächen, die wir zu Projektbeginn mit den Teams führen, stehen drei Dinge fast immer oben: Ruhe, Tageslicht und die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wo man arbeitet. Danach folgt sehr Handfestes – ein Platz für die Jacke, ein Ort zum Essen, der nicht der Schreibtisch ist, eine Ecke für ein privates Telefonat. Selten genannt, aber genauso wirksam: das Gefühl, dass jemand mitgedacht hat. Wir empfehlen deshalb, die Mitarbeitenden früh einzubinden und nicht erst bei der Farbauswahl. Das kostet zwei Termine und erspart hinterher viel Widerstand. Wenn sich die Mitarbeiter integriert fühlen, sind sie offener für Veränderungen.

STILPUNKTE: Wie schaffen Sie Orte für konzentriertes Arbeiten und gleichzeitig für Begegnungen?

Andrea Franke: Über Zonierung – und die beginnt bei der Wegeführung, nicht bei der Trennwand. Laute und leise Bereiche gehören auseinander, mit einer Pufferzone dazwischen. Alles, was Frequenz erzeugt, liegt nah am Eingang, alles Konzentrierte weiter hinten. Für die meisten Büroräume planen wir einen Mix aus offener Arbeitsfläche, kleinen Rückzugsräumen für ein bis zwei Personen und mindestens einem Raum, den man wirklich schließen kann. Das Verhältnis der Flächen kommt dabei auf die Firma an und wird individuell ermittelt.

STILPUNKTE: Welche Rolle spielen dabei Materialien, Licht und Akustik für das Wohlbefinden?

Andrea Franke: Sie entscheiden über das Wohlbefinden mehr als jede Farbe. Die Akustik ist dabei der am meisten unterschätzte Faktor – in einem Raum mit langer Nachhallzeit ermüden Menschen schneller, und sie merken es erst am Nachmittag. Beim Licht arbeiten wir mit so viel Tageslicht wie möglich und ergänzen es so, dass keine Reflexionen auf Bildschirmen entstehen; blendfrei ist wichtiger als hell. Wir nutzen gerne eine Farbtemperatur von 3500 Kelvin, die bereits in den neutralweißen Bereich fällt. Materialien wählen wir nach Haptik, Optik und Lebensdauer – und bevorzugen natürliche Materialien mit einem nachhaltigen Charakter.

STILPUNKTE: Fließen bei Ihrer Arbeit auch die Betrachtungen Motivation und Mitarbeiterbindung ein?

Andrea Franke: Ja, und bei unseren gewerblichen Projekten ist das inzwischen oft der eigentliche Auftragsgrund. Wer Fachkräfte halten will, konkurriert mit dem Homeoffice – und dieses Rennen gewinnt man nicht mit einem Obstkorb, sondern mit Räumen, die etwas bieten, was zu Hause fehlt: gute Technik, gute Luft, gute Begegnung. Unser Anspruch ist, dass nach einem Umbau wieder mehr Menschen freiwillig und gern ins Büro kommen. Wichtig ist mir dabei die Ehrlichkeit: Ein schöner Raum repariert keine schwierige Führungskultur. Allerdings kann er eine gute Kultur sichtbar und erlebbar machen – und das bindet. Es zeigt die Wertschätzung der Firma gegenüber den Mitarbeitern.

STILPUNKTE: Wie lässt sich der Erfolg messen und wann ist ein Projekt für Sie erfolgreich abgeschlossen?

Andrea Franke: Wir sind im engen Kontakt zu dem Kunden, auch nach dem Umbau. Häufig ändern sich Wünsche oder Funktionsbereiche, dann planen wir nochmals um. Das Konzept muss sich den Bedürfnissen anpassen können. Wichtig ist uns auch der emotionale Bezug. Wenn sich die Mitarbeiter wohlfühlen, haben wir unser Ziel erreicht.

STILPUNKTE: Welche Botschaft möchten Sie Unternehmen mitgeben, die vorhaben ihre Räume neu zu gestalten? 

Andrea Franke: Fangen Sie nicht mit der Optik an – sondern mit der Frage, was die Räume leisten können sollen, wie Sie arbeiten wollen. Und holen Sie sich die Planung ins Haus, bevor Sie Angebote von ausführenden Firmen einholen; sonst vergleichen Sie Preise für etwas, das noch niemand durchdacht hat. Wir sind ein reines Planungsbüro und verdienen nichts daran, welcher Betrieb den Auftrag bekommt. Das macht uns in der Beratung frei. 

Eines noch: Ein durchdachter Umbau macht sich bezahlt, und ist selten teurer als ein Büro, in dem sich Menschen und Mitarbeiter nur ungern aufhalten. Vor allem auch im Hinblick darauf, dass Ihre Räume einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

Häufig gestellte Fragen