Petra Sarke: Eventlogistik in der Praxis – Was beim Eventaufbau wirklich zählt

STILPUNKTE: Kann man den Blick für die Realität einer Halle in ein Handbuch schreiben, oder lernt man das nur durch hundert Aufbauten?

Petra Sarke: Man kann aufschreiben, worauf man achten soll. Man kann nicht aufschreiben, wie man schaut. Ein erfahrener Messebauer geht in eine leere Halle, bleibt stehen und sagt erst mal gar nichts. Er schaut auf den Boden, auf die Zufahrt, auf die Höhe über der Toröffnung. Dann sagt er einen Satz, und der stimmt meistens. Gemessen hat er da noch nichts.

Das kriegt man nicht über Lesen, das kriegt man in die Finger. Über viele Einsätze und, ehrlich gesagt, über eine Menge Fehler. Die Stelle im Boden einer Eventlocation, an der man einmal drei Stunden verloren hat, vergisst man nie wieder.

Checklisten sind im Eventaufbau trotzdem wichtig. Sie fangen einen auf, wenn man müde ist und das Naheliegende übersieht. Aber sie sind der Anfang, nicht das Ganze. Deshalb arbeiten wir bewusst gemischt: Die Jungen stehen direkt neben denen, die es seit zwanzig Jahren machen. Am echten Objekt, mit den eigenen Händen. Anders wächst dieser Blick nicht, weder bei den Stagehands noch im Messebau. 

STILPUNKTE: Wo stossen digitale Planungen und standardisierte Prozesse beim Aufbau vor Ort am härtesten an ihre Grenzen?

Petra Sarke: Ein Plan lebt in einer perfekten Welt. Die Halle tut das nicht. Solange alles auf dem Bildschirm ist, sieht es wunderbar aus. Sobald die ersten Lastwagen auf dem Platz stehen, fängt die Wirklichkeit an. Es sind fast nie die grossen Sachen. Es sind die paar Zentimeter, die sich addieren, bis am Ende etwas nicht mehr passt, obwohl im Plan des Messebaus alles millimetergenau war.

Und dann kommt alles dazu, was mit Menschen und mit Zeit zu tun hat: Ein Fahrzeug blockiert die Zufahrt, eine Lieferung kommt zwei Stunden zu spät, die Veranstaltungstechnik kann erst rein, wenn die Bühne steht, beim Open-Air-Festival dreht das Wetter. In dem Moment hilft keine Zeichnung. Da braucht es Leute, die ruhig bleiben und improvisieren können, ohne bei Sicherheit oder Qualität Abstriche zu machen. Ich schätze gute Planung wirklich. Sie gibt uns einen gemeinsamen Rahmen und eine gemeinsame Sprache. Aber gelaufen wird der Weg vor Ort, und zwar von Menschen. 

STILPUNKTE: Wie verhindern Sie, dass durch immer schnellere Taktung das handwerkliche Feingefühl verloren geht?

Petra Sarke: Indem ich dafür sorge, dass niemand das Gefühl hat, er würde für Langsamkeit schief angeschaut. Fünf Minuten länger hinschauen, ob etwas wirklich sitzt, ist keine verlorene Zeit. Die Zeit frisst später das hektische Nachbessern.

Deshalb stelle ich nie eine reine „schnelle“ Crew zusammen. Es sind immer Erfahrene dabei. Man lernt nur von jemandem, der es selbst tausendmal gemacht hat, wann es auf den letzten Millimeter ankommt und wann man grosszügig sein darf. Beides zu wissen, ist die eigentliche Kunst.

Feingefühl ist bei uns kein Luxus für Tage, an denen zufällig Zeit übrig ist. Es ist genau das, was uns beim Auf- und Abbau einer Live-Produktion am Ende Zeit spart. Die Momente, in denen es wirklich sitzen muss, schützen wir bewusst. Da nehme ich lieber selbst das Tempo raus. 

STILPUNKTE: Wie sichert rmp das orts- und projektspezifische Erfahrungswissen der „alten Hasen“, wenn diese aufhören?

Petra Sarke: Diese Frage beschäftigt mich tatsächlich, und ich habe keine bequeme Antwort darauf. Dieses Wissen kann man nirgends kaufen. Man kann es nur weitergeben, solange die Leute noch da sind.

Der grösste Fehler wäre, damit zu warten, bis jemand aufhört. Deshalb stehen unsere Erfahrensten nie allein auf einem Aufbau, weder bei der Live-Produktion noch im Messebau. Sie nehmen die Jüngeren an die Hand, während gearbeitet wird. Was man nur erzählt bekommt, verfliegt. Was man einmal selbst unter Anleitung gemacht hat, bleibt.

Das Ortsspezifische halten wir zusätzlich fest, wo es geht: die Tücken einer bestimmten Halle, die Zufahrten, die Ansprechpartner, die Eigenheiten einer Festivalwiese. Das ersetzt keinen Menschen, aber es gibt dem Nächsten einen Vorsprung.

Was mir dabei am meisten am Herzen liegt: Ich will, dass unsere Messemonteure und alle anderen alten Hasen merken, dass ihr Können zählt. Wer spürt, dass sein Gespür gefragt ist, gibt es gern weiter. Wer das Gefühl hat, er sei nur noch ein Paar Hände, nimmt es mit nach Hause. 

STILPUNKTE: Wie schult man Projektleiter und Crews, den Mut aufzubringen, perfekte CAD-Pläne zugunsten von Praktiker-Lösungen umzuwerfen?

Petra Sarke: Ich erwarte diesen Mut ausdrücklich, und das ist eines der ersten Dinge, die meine Leute von mir hören. Viele trauen sich nicht, einen fertigen Plan in Frage zu stellen. Sie denken, der Plan sei das Mass und sie hätten sich zu fügen.

Ich sehe es umgekehrt. Wenn jemand vor Ort merkt, dass etwas so nicht aufgeht, und trotzdem stur weiterbaut, weil es auf einer Zeichnung steht, ist genau das der Fehler, der beim Auf- und Abbau am meisten Zeit frisst, auf der Bühne wie im Messebau. Und er kostet am Ende immer mehr als das Gespräch, das er sich gespart hat.

Wichtig ist mir nur eines: Die Entscheidung muss Hand und Fuss haben und darf nicht aus Bequemlichkeit fallen. Zeig mir, woran du siehst, dass es so nicht geht, und warum dein Weg besser ist. Wer das erklären kann, liegt richtig.

Und wenn er recht hat, sage ich das laut. Vor allen. Mut wächst nur da, wo er getragen wird.

Häufig gestellte Fragen