Montgomery Müller: Hand in Hand: Digitalisierung und Archivierung – für Klarheit und übersichtliche Strukturen!  

STILPUNKTE: Ablage kennt jeder, aber nicht jeder ist begeistert davon und verzweifelt über so manches Durcheinander. Was raten Sie?

Montgomery Müller: Durch einen Mehrfachzugriff und entsprechende Bearbeitung an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen kommt es oft zur doppelten Ablage. Wer weiß in diesem Wust von Unterlagen über den aktuellsten Stand Bescheid? Und schon geht es los mit zeitaufwändigem und energieraubendem Suchen. Mit einem digitalen Ablagesystem und korrektem Dokumentenmanagement verhalten Sie sich rechtskonform, minimieren den Aufwand, können Unterlagen und Verträge effizient organisieren und sind im Ernstfall, falls die Prüfung ins Haus steht, auf der absolut sicheren Seite.

STILPUNKTE: Für wen ist gerade diese GoBD-Konformität entscheidend und von unerlässlicher Wichtigkeit?

Montgomery Müller: Grundsätzlich für jedermann, der mit der Strukturierung seines Unternehmens betraut ist. Wir richten uns mit dieser Empfehlung und entsprechender digitaler Unterstützung unseres Unternehmens, der UniCom EDV Service & Entwicklung GmbH, an, vorwiegend Geschäftsführer, Inhaber und Entscheider von kleinen und mittelständischen Unternehmen, die sich täglich mit einer wachsenden Flut an Dokumenten, E-Mails und Rechnungen konfrontiert sehen. Denn hier besteht enormer Handlungsbedarf. Aus Unwissenheit oder Unsicherheit heraus nicht zu agieren oder lieber den Kopf in den Sand zu stecken, kann sich als äußerst riskant erweisen.

STILPUNKTE: Also in etwa: „Wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit“? Gleichbedeutend mit einer Gefährdung des Unternehmens?

Montgomery Müller: Statistisch betrachtet wird in Deutschland jedes mittelständische Unternehmen im Schnitt alle zehn bis zwölf Jahre einer Betriebsprüfung unterzogen. Wobei fast jede zweite Prüfung mit Beanstandungen und Nachforderungen endet. Ein Risiko, das niemand befürchten muss oder sich dem auszusetzen hat, der auf ein nachvollziehbares und revisionssicheres Ablagesystem vertraut und dieses bereits frühzeitig installiert. Unveränderbare Dokumente – wie es auch in der GoBD vom Gesetzgeber gefordert wird.

STILPUNKTE: Wo liegt Ihre Expertise, was qualifiziert Sie beziehungsweise die UniCom EDV Service & Entwicklung GmbH diese Projekte mit hohen regulatorischen Anforderungen zu begleiten und digitale Lösungen dafür bereit zu stellen?

Montgomery Müller: Eine jahrzehntelange Erfahrung im Dokumentenmanagement und der Digitalisierung. Genau diese Mischung aus Historie, komplexem Fachwissen und realistischer Praxisnähe – dies für Großkonzerne bis hin zu KMU – ist, wie von begeisterten Kunden bestätigt, eine hinreichende und überzeugende Qualifikation. Mit unserem hochspezialisierten Team an IT-Entwicklern und Diplom-Informatikern erarbeiten wir konkrete, umsetzbare Lösungen. Individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, um Ihnen diese zu Ihrem Erfolg an die Hand geben zu können. Zuverlässig, mit Kompetenz in bereits zweiter Generation, sind wir der ideale Partner für kleine und mittelständische Unternehmen, die sich zukunftssicher aufstellen wollen. Mit unserem Fokus auf Datenschutz, Compliance und Praxisnähe sind wir die beste Garantie für einen gelingenden, erfolgreichen Weg nach vorne.

STILPUNKTE: Was muss ein Archivsystem unbedingt können?

Montgomery Müller: Für eine prüfungssichere Archivierung sollte es nur ein einziges und zentrales System geben, an dem alle Unterlagen, Dokumente, Scans und E-Mails abgelegt werden. Sobald die Ablage auf prüfungsfest eingerichtet ist, speichert das System automatisch, wer, wann, was angelegt, geprüft oder geändert hat. Nie wieder Unsicherheiten oder Ratlosigkeit bei der Suche, wenn Revision oder die Finanzprüfung ins Haus stehen.

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