Tim Wessel: Digitalisierung beginnt beim Prozess, nicht bei der Software

STILPUNKTE: Herr Wessel, was zeichnet K+S Pauly aus und wo stehen Ihre Kunden heute bei der Digitalisierung?

Tim Wessel: Wir verstehen uns als Partner, der Menschen, Prozesse und Technologie zusammenbringt. Mit mehr als 160 Expertinnen und Experten betreuen wir vom IT-Betrieb im eigenen Rechenzentrum über Dokumentenmanagement bis zur Einrichtung moderner Büros über 10.000 Kunden. Im Bereich Digitalisierung reicht unser Angebot vom Scan-Service, mit dem wir Dokumente digitalisieren – von der Tagespost bis zum kompletten Archiv –, über den digitalen Posteingang bis zur revisionssicheren Ablage und zur elektronischen Akte für Verwaltungen. Diese Breite ist für uns kein Selbstzweck: Viele Herausforderungen lassen sich nur lösen, wenn man IT, Prozesse und Arbeitsumgebung gemeinsam betrachtet.

Bei der Digitalisierung starten die wenigsten Unternehmen heute noch bei null. Fast überall gibt es bereits digitale Lösungen. Die eigentliche Herausforderung ist, dass häufig einzelne Schritte digitalisiert wurden, aber noch keine durchgängigen digitalen Prozesse entstanden sind. Ein gutes Beispiel ist die Rechnung: Sie kommt oft schon als E-Rechnung oder PDF an, wird dann aber per E-Mail weitergeleitet, manuell geprüft, ausgedruckt oder an anderer Stelle neu eingegeben. Formal ist vieles digital, der Prozess selbst ist es noch nicht. Genau dort liegt enormes Potenzial. Es geht nicht mehr darum, Papier durch eine Datei zu ersetzen, sondern Informationen strukturiert zu erfassen und Abläufe intelligent zu automatisieren. Wer etwa E-Rechnungen empfangen muss, profitiert erst dann wirklich, wenn die Daten automatisch ausgelesen, geprüft und direkt zur Freigabe weitergeleitet werden. 

STILPUNKTE: Woran scheitern Digitalisierungsprojekte am häufigsten – und wie sieht ein guter erster Schritt aus?

Tim Wessel: Der häufigste Fehler ist, mit der Software anstatt mit dem Prozess zu beginnen. Man kauft ein System und versucht dann, die bestehenden Abläufe darin abzubilden. So werden ineffiziente Prozesse einfach digital reproduziert. Wir drehen das um und fragen zuerst: Was wollen wir erreichen? Welche Arbeitsschritte sind wirklich notwendig? Wo entstehen Wartezeiten und Medienbrüche? Erst danach geht es um Technologie. Gute Prozessdigitalisierung beginnt immer mit dieser Analyse.

Der zweite Stolperstein ist, zu viel auf einmal zu wollen. Mein Rat lautet deshalb: Suchen Sie sich einen Prozess, der regelmäßig Zeit und Nerven kostet. Das können die Eingangsrechnungen, die Personalakte, das Vertragsmanagement oder ein Freigabeprozess sein. Diesen Prozess betrachtet man vollständig, definiert ein klares Ziel und optimiert ihn Schritt für Schritt. Wenn Mitarbeitende nach kurzer Zeit erleben, dass etwa die Rechnungsfreigabe plötzlich deutlich einfacher läuft, entsteht Akzeptanz für alles Weitere. Ein erfolgreiches erstes Projekt ist oft der beste Motor für die weitere Digitalisierung: Sobald die Mitarbeitenden den Nutzen unmittelbar erleben, entstehen die Ideen für die nächsten Prozesse häufig von ganz allein. Kurz gesagt: klein genug anfangen, um schnell Ergebnisse zu erzielen, aber groß genug denken, damit daraus eine tragfähige Digitalisierungsstrategie und eine skalierbare Lösung werden.

STILPUNKTE: Wie nehmen Sie alle Mitarbeitenden von der Geschäftsführung bis zur Fachebene mit?

Tim Wessel: Digitalisierung darf kein reines IT-Projekt sein. Die Menschen, die täglich mit einem Prozess arbeiten, kennen seine Schwachstellen meist am besten: wo Daten doppelt erfasst werden, wo Unterlagen liegen bleiben und wo ständig Rückfragen entstehen. Deshalb binden wir sie früh ein. Die Geschäftsführung muss ein klares Ziel formulieren und Veränderung ermöglichen, die Fachabteilungen brauchen Raum, ihre Erfahrungen einzubringen. Wenn Digitalisierung nur bedeutet „Ab Montag gibt es ein neues System“, wird es schwierig.

Erkennen Mitarbeitende dagegen, dass ihnen die neue Lösung Arbeit abnimmt – weniger suchen, weniger übertragen, weniger nachfragen –, verändert sich die Wahrnehmung. Dann wird Digitalisierung nicht als zusätzliche Belastung erlebt, sondern als echte Verbesserung des eigenen Arbeitsalltags. Das ist für uns der Kern jedes gelungenen Change-Prozesses. 

STILPUNKTE: Sie sind nicht nur IT-Dienstleister, sondern richten auch Büros ein. Welche Rolle spielt die Arbeitsumgebung für die Digitalisierung?

Tim Wessel: Eine sehr große und deshalb unterscheiden wir uns hier genau von vielen Anbietern. Digitalisierung und Arbeitsplatzgestaltung werden oft getrennt betrachtet, obwohl sie unmittelbar zusammenhängen. Wenn Prozesse digital und Arbeitsweisen flexibel werden, verändert sich automatisch der Bedarf an Fläche. Wer seine Akten digitalisiert und auf digitale Archivierung setzt, braucht keine Aktenschränke mehr. Feste Arbeitsplätze lassen sich teilweise durch flexible Konzepte ersetzen, und Besprechungsräume benötigen die passende Technik für hybride Zusammenarbeit.

Das papierlose Büro ist deshalb neben einer Softwarefrage auch eine räumliche. Digitale Prozesse, IT-Infrastruktur und physische Arbeitswelt müssen zusammenspielen. Weil wir alle drei Bereiche im Haus haben, können wir diese Verbindung aus einer Hand planen und genau das macht für uns eine moderne Arbeitswelt aus.

STILPUNKTE: Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem die Digitalisierung besonders gut gelungen ist? Was haben Sie selbst dabei gelernt?

Tim Wessel: Ein gutes Beispiel ist ein mittelständisches Unternehmen, dessen dokumentenbasierter Prozess stark von Papier und manueller Weitergabe geprägt war. Gemeinsam haben wir zunächst den Ablauf analysiert, dann die Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem zentral verfügbar gemacht und die Freigaben automatisiert. Der entscheidende Erfolg war aber nicht die Software. Die Mitarbeitenden mussten weniger suchen, der Bearbeitungsstatus wurde transparent, und Vorgänge ließen sich deutlich schneller abschließen. Genau daran messen wir erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand.

Auch als Systemhaus haben wir gelernt, dass Digitalisierung nie abgeschlossen ist. Anforderungen ändern sich, neue Technologien entstehen, und Prozesse, die vor einigen Jahren gut funktioniert haben, lassen sich heute wieder verbessern. Eine unserer wichtigsten Erkenntnisse lautet deshalb: Digitalisierung muss im eigenen Unternehmen gelebt werden, sonst kann man sie auch anderen nicht glaubwürdig vermitteln. Wir hinterfragen unsere eigenen Abläufe regelmäßig und prüfen, wo Prozessautomatisierung und inzwischen auch KI im Unternehmen sinnvoll unterstützen können. Dabei gilt dieselbe Philosophie wie bei unseren Kunden: Technologie ist kein Selbstzweck. Sie muss Arbeit reduzieren, Informationen schneller verfügbar machen oder die Qualität verbessern. Diese eigenen Erfahrungen machen unsere Digitalisierungsberatung so wertvoll.