Begeistern, erstaunen oder einfach sprachlos machen - Mit Liebe und Herzblut geplante Events bleiben noch lange im Gedächtnis. Doch wie sieht das perfekte, unvergessliche Fest aus? Da es das Patentrezept dafür nicht gibt, stehen die unterschiedlichsten Spezialisten für Catering, Musik oder Beleuchtung bis hin zum professionellen Eventplaner für die Komplettbetreuung bereit, um die Feier zu einem Erfolg zu machen.
Frühzeitig die passende Location suchen
Wer lieber selber planen und organisieren möchte, sollte eines zu jedem Zeitpunkt beherzigen: immer einen kühlen Kopf behalten. Denn ein Event ist nie hundertprozentig planbar, da es ein Live-Ereignis ist. So ist stets Flexibilität gefragt. Jedoch wenn strukturiert und mit ausreichend Vorlauf organisiert wird, ist damit schon eine solide Basis für ein erfolgreiches Event gelegt. Zeit ist dabei einer der wesentlichsten Faktoren. Denn sobald der Anlass, die ungefähre Zahl der Gäste und das Budget für die Veranstaltung feststehen, sollte schon eine passende Location gesucht werden. Da die Hochsaison für Hochzeiten & Co. von April bis September läuft, sind die schönsten Veranstaltungsorte - auch für andere Anlässe - oft schon früh ausgebucht. Daher raten Experten sich bei größeren gesellschaftlichen Ereignissen, die wie Hochzeiten, runde Geburtstage oder auch Firmen-Jubiläen an ein spezielles Datum gebunden sind, mindestens ein halbes Jahr im Voraus auf eine Location festzulegen.
Ein Event-Motto kann der rote Faden sein
Ob ein venezianischer Maskenball im Barockschloss, die Hochzeit im Fußballstadion oder die Retro-Party im 50er-Jahre-Look, die Vorlieben und Hobbys des Gastgebers können hilfreich sein, ein individuelles und einzigartiges Event zu kreieren. Profis regen daher häufig an, die Veranstaltung unter ein bestimmtes Motto zu stellen und dieses konsequent zu verfolgen. So kann alles von der Einladung, dem Mobiliar, der Dekoration über das Catering bis hin zum Unterhaltungsprogramm darauf abgestimmt werden. Um Überraschungen zu vermeiden, sollte immer genügend Zeit bleiben, das Essen vorab zu testen und sich über die Künstler zu informieren, die gebucht werden sollen. Damit bei der Planung eines außergewöhnlichen Events nichts vergessen wird, stehen im Internet für nahezu jeden Anlass passende Konzepte und hilfreiche Checklisten bereit. Wem das Organisieren keine Freude bereitet, kann sich aber auch von Anfang an professionelle Unterstützung suchen. Eine erste Orientierung gibt unter anderem das Internetportal für die Eventmarketing- und Veranstaltungsbranche „eventmanager.de“.
Text: CLAUDIA WINGENS
