Montgomery Müller: Empfang und Versand von E-Rechnungen gesetzlich verpflichtend – mit der UniCom EDV Service & Entwicklung GmbH auf der sicheren Seite!

STILPUNKTE: Was genau ist eine E-Rechnung und wie unterscheidet sich diese von herkömmlichen Rechnungen?  

Montgomery Müller: Bisher gängige Praxis waren Rechnungen auf Papier oder via E-Mail als PDF übersandt. Was sich künftig E-Rechnung nennt, stellt ein vorgegebenes, einheitlich strukturiertes digitales Datenformat dar. Speziell verschlüsselt, übermittelt und empfangen wird dadurch eine automatische elektronische Verarbeitung möglich. Ein großes Plus, immerhin kann dies die Effizienz Ihrer Buchhaltung steigern. Zuvor erfordert das jedoch von Ihnen als Geschäftsführer oder Inhaber eines Unternehmens hinreichende technische und organisatorische Maßnahmen.

STILPUNKTE: Für wen ist eine E-Rechnung verpflichtend und gibt es Ausnahmen?

Montgomery Müller: Die E-Rechnungspflicht in Deutschland betrifft alle B2B-Geschäfte, unabhängig davon, ob sie im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben werden. Zudem müssen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger im Inland ansässig sein, beziehungsweise hier ihren Firmensitz haben. Leistungen oder Lieferungen an private Endverbraucher, sind, zumindest bisher, nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen. Ebenfalls aus dieser Regelung fallen Kleinunternehmen gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes – dennoch bleibt die Pflicht zum Empfang derselben bestehen. Ebenso wie die Archivierung in diesem Ursprungsformat der E-Rechnung.

STILPUNKTE: Weshalb überhaupt E-Rechnungen? Was sind die Vorteile dieser Vorgehensweise?

Montgomery Müller: Grundlage hierfür war der Beschluss des Wachstumschancengesetzes vom März 2024 – damit hat der Gesetzgeber gleichzeitig die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Zum einen dient das einem einheitlichen Vorgehen für Abrechnungen im Geschäftsverkehr. Bereits viele Nachbarländer bedienen sich dieser praktischen Vorgehensweise und der damit vereinfachten und transparenten Abwicklung im Finanzwesen. Zusätzlich ist für künftig ein elektronisches Meldesystem geplant, das für Transparenz und eine vereinfachte Umsatzsteuerabführung sorgt. Was letzten Endes auch im Unternehmeralltag zu Zeitersparnis und verringerten Kosten in der Buchhaltung führen wird.

STILPUNKTE: Was gilt es hierbei zu beachten, und gibt es eventuell Übergangsregelungen?

Montgomery Müller: Bei dem großen Paket, das es hier zu stemmen gilt und in der Umsetzung sehr aufwändig ist, gibt es selbstverständlich klar geregelte Fristen, aber auch erleichternde Übergangsregelungen. Dennoch sollte man nicht zu lange zögern. Realistisch betrachtet besteht sofortiger Handlungsbedarf, um bestens für die Zukunft gerüstet zu sein. Seit Anfang Januar 2025 besteht für alle Unternehmen, egal welcher Art, eine Empfangspflicht, auch wenn man eventuell selbst noch keine derartigen Rechnungen schreibt. Ab 2027 gilt die offizielle Versandpflicht einer E-Rechnung für Unternehmen, die einen Umsatz größer als 800.000 Euro pro Jahr vorzuweisen haben. Und endgültig verpflichtend ist dies dann ab 2028 für alle, ob Unternehmen oder Selbständige. Unabhängig von der Größe und Umsatzhöhe. Spätestens bis zu diesem Datum sollten Sie sich mit dem Thema E-Rechnung auseinandergesetzt haben. Warten Sie nicht zu lange!

STILPUNKTE: Mit der Implementierung entsprechender Software durch die UniCom EDV Service & Entwicklung GmbH auf der sicheren Seite und bestens aufgestellt für die Zukunft?

Montgomery Müller: Neuerungen und gesetzlich angeordnete Veränderungen rufen nicht selten leichten Unwillen hervor. Sei es die vertraute Bequemlichkeit oder jahrelang erprobtes Chaos in der Do-it-yourself-Methode, was ein Umdenken erschwert. Dennoch sind die aktuellen E-Rechnungen eine Chance – zudem bieten sie Zeitersparnis, Arbeitserleichterung, mehr Transparenz und große Sicherheit. Mit unserem Know-how erleichtern wir unseren Kunden den Wechsel und unterstützen sie auf ihrem Weg in eine sichere digitale Zukunft!